DeCA para autónomos del transporte: qué cambia y qué cuesta

El documento de control administrativo lleva trece años obligando por igual a la empresa de cincuenta camiones y al autónomo con uno, y la digitalización del 5 de octubre de 2026 tampoco distingue. Lo que cambia para el autónomo es que el talonario o la plantilla en el ordenador de casa dejan de servir, y que tiene menos margen que nadie para montar una infraestructura. Qué le exige la norma, quién tiene que hacer qué cuando trabaja para otros, qué necesita en la cabina y cuánto cuesta.

La obligación es la misma con un vehículo

La Orden FOM/2861/2012 impone el documento de control en el transporte público de mercancías por carretera. El criterio no es el tamaño del vehículo ni el de la empresa: es que el transporte necesite autorización. Un autónomo con una tractora, con un rígido o con una furgoneta que hace transporte público con su autorización está dentro.

Sobre las furgonetas hay un malentendido muy extendido. La exención para los transportes que no requieren título habilitante no alcanza a la furgoneta que trabaja con autorización de transporte: sus envíos necesitan DeCA igual que los de un camión pesado. Quedan fuera, con independencia del vehículo, la paquetería (recogida y reparto de un número reducido de bultos que una persona pueda manipular sin más ayuda que las herramientas del vehículo), las mudanzas y el transporte privado complementario.

El 5 de octubre, por la Ley 9/2025 y la Resolución de 5 de junio de 2026, el documento pasa a tener que generarse digitalmente: un PDF nativo con un código QR que lleve a una dirección desde la que se descargue sin pedir credenciales. El papel rellenado a mano deja de ser un documento de control. A quién obliga, qué datos lleva y el año de conservación no han cambiado; está todo en la página de la normativa.

Quién hace el DeCA cuando trabaja para otros

“Si yo trabajo para una agencia y es ella la que me manda el viaje, ¿el DeCA lo tiene que hacer ella o lo tengo que hacer yo con mi propia herramienta?”

Muchos autónomos no tratan con el cargador real: trabajan para una agencia, una cooperativa, un transitario o para otro transportista que subcontrata. La Orden dice que la obligación recae sobre los dos a la vez, sobre el transportista efectivo, que es quien tiene la autorización con la que se hace el viaje, y sobre el cargador contractual, que es quien le contrata directamente, sea quien sea. En una cadena de subcontrataciones son el último transportista y quien lo contrató.

El artículo 7 reparte además de quién es cada dato. Del cargador contractual son las partes, el origen y el destino y la naturaleza y el peso de la mercancía; del transportista efectivo, la fecha, la matrícula y la autorización especial de circulación cuando la haya. Que la agencia tenga su ejemplar no cubre al transportista: el suyo tiene que ir a bordo, y si falta un dato de los suyos responde él. Las cuantías están en el artículo sobre las sanciones; la infracción grave va de 401 a 600 euros por envío.

Si el cargador contractual emite el documento con su sistema y se lo hace llegar, al autónomo le toca comprobar que lleva sus datos y llevarlo a bordo. Si no lo emite, o lo emite en un papel que desde octubre no vale, lo tiene que emitir el autónomo. Tener una herramienta propia no sobra en ningún caso: el día que la agencia no lo manda, el viaje sale igual.

Qué necesita en la cabina

El conductor puede llevar el DeCA en el móvil, como PDF o como enlace, o impreso, siempre que sea la impresión del PDF generado digitalmente y lleve el QR. En un control presenta el documento o sólo el código; al leerlo, el agente abre la dirección pública del documento. No hace falta ninguna aplicación en el móvil, ni firma electrónica, ni certificado digital.

Lo que no sirve es anotar a mano sobre la copia impresa. Si cambia el vehículo o la fecha, hay que modificar el documento electrónico o emitir uno nuevo. Y el documento tiene que estar generado antes de empezar el servicio, no en el control.

Cuánto cuesta

Hacerlo uno mismo. A la plantilla de siempre exportada a PDF le faltan el QR y la dirección pública. Montar eso con un servidor web y mantenerlo funcionando un año para cada documento es trabajo de informático; lo detallamos en el artículo sobre las plantillas.

El módulo de un programa de gestión. Si ya paga uno, pregunte si incorpora el documento de control y en qué condiciones. Muchos se licencian por vehículo o por usuario. Qué programa hace falta para emitir el DeCA da las ocho preguntas que hacer antes de contratar cualquiera.

Una aplicación específica. Con Decamio se paga por cuántos documentos se emiten y por cuánta gente los emite. Para un autónomo encajan dos planes:

Plan	Precio (sin IVA)	Documentos al año	Usuarios
Gratis	0 €	25	1
Autónomo	5,95 € al mes o 59,95 € al año	500	3

La mayoría de los que se dan de alta emiten entre 15 y 25 DeCA al mes, así que el plan gratuito les cubre el arranque, pero no el mes completo: en cuanto encadenan dos semanas buenas se quedan sin margen y toca pasar al plan Autónomo, que a 500 documentos al año da de sobra para un ritmo de entre 40 y 60 portes mensuales.

El plan gratuito no es una prueba con fecha de fin: son 25 documentos por año natural, con validez real, indefinidamente y sin tarjeta. Para quien hace unos pocos portes al mes puede bastar. El plan Autónomo cubre 500 documentos, unos dos por día laborable, y admite tres usuarios, por si quien factura en casa también emite. No hay cuota de alta, ni permanencia, ni coste por vehículo, por conductor ni por cliente; el cambio de plan y la baja se hacen desde la propia aplicación.

Los dos incluyen lo mismo que los planes grandes: numeración correlativa por año, PDF generado en el servidor con su huella, código QR con dirección pública, envío por correo, historial de modificaciones con motivo y conservación de todos los documentos durante el periodo que fije, 24 meses por defecto. Los documentos emitidos se conservan y su QR sigue funcionando aunque cambie o cancele el plan.

Si se agota el cupo

El cupo se cuenta por año natural, de enero a diciembre, e incluye los documentos anulados. Compensa revisar la vista previa antes de emitir y usar «Modificar», que no consume cupo, para corregir un dato. A partir del 80 % la aplicación avisa en el panel de cuántos quedan. Al agotarlo sólo se bloquea emitir documentos nuevos; consultar, descargar y los códigos QR ya impresos siguen funcionando. Para seguir emitiendo se sube de plan desde Ajustes, con efecto inmediato y prorrateando la diferencia. El 1 de enero el contador vuelve a cero.

Por dónde empezar

Cree la cuenta con el plan gratuito, dé de alta a los dos o tres cargadores con los que más trabaja y a su vehículo, y emita el DeCA del próximo porte con la aplicación aunque todavía lleve el papel de siempre. Llegar al 5 de octubre con veinte documentos emitidos y acostumbrado a llevarlo en el móvil evita estrenar el sistema el día que ya es obligatorio. El recorrido pantalla a pantalla está en cómo emitir un DeCA paso a paso.

Este artículo es divulgativo y no es asesoramiento jurídico. Recoge el contenido de las normas citadas y los precios de Decamio a fecha de 19 de septiembre de 2026. Ante una duda con consecuencias, consulte el texto oficial en el BOE o a un profesional.