Qué programa hace falta para emitir el DeCA

Cuando alguien busca «programa para el DeCA» suele estar haciendo dos preguntas a la vez: si hace falta uno en concreto, y qué tiene que hacer exactamente para que el documento valga. La primera tiene respuesta corta. No: no hay programa oficial, no hay homologación y no hay que darse de alta en ningún sitio. La segunda es más larga, porque la norma no describe un programa sino un resultado, y bastantes herramientas que producen un PDF con buena pinta no lo alcanzan.

Lo que la norma le pide a la herramienta

Los requisitos están en la Resolución de 5 de junio de 2026, que desarrolla la obligación de digitalizar el documento de control fijada por la Ley 9/2025. Sobre el documento que salga del programa exige:

• Un PDF de generación nativa, de 5 MB como máximo. Se genera a partir de los datos; un escaneo o una fotografía de un papel no valen.
• Fecha y hora de creación en los metadatos del fichero, y la de modificación si se modifica.
• Un código QR incrustado en el propio PDF con la dirección única de ese fichero.
• Una dirección HTTPS, con TLS 1.2 o superior, que al abrirse permita obtener el PDF sin pedir credenciales ni autenticación. Puede dejar de funcionar siete días naturales después de terminar el servicio, no antes.
• Que el fichero esté generado antes de que empiece el servicio.

A eso se suma lo que ya exigía la Orden FOM/2861/2012 y no ha cambiado: los datos de su artículo 6, un documento por envío también en los contratos continuados, y la conservación durante un año por las dos partes. La Resolución añade un requisito de forma: el cargador contractual y el transportista efectivo tienen que aparecer identificados de manera expresa y diferenciada.

Casi nada de esa lista tiene que ver con el formulario. Tiene que ver con lo que pasa después de rellenarlo: una dirección pública que responda durante semanas, un fichero cuya fecha de creación se pueda comprobar, un archivo del que se pueda sacar cualquier documento un año más tarde.

Lo que no hace falta

• Certificar el programa. No hay registro, sello ni homologación. La certificación de la que se habla en el sector es la de las plataformas eFTI del Reglamento UE 2020/1056, que son otra cosa: un sistema para comunicar información a las autoridades.
• Subir los documentos a la Administración. El DeCA no es una aplicación del Ministerio. Cada empresa guarda sus documentos donde quiera, siempre que se puedan descargar desde la dirección del QR. Desde la Resolución de 2026 tampoco hay que comunicar previamente el dominio donde se alojan; ese trámite lo exigía la resolución de 2023 y ha desaparecido.
• Firmarlo electrónicamente. La norma no lo pide. Si una empresa decide firmarlo por razones contractuales, la firma debe ser al menos avanzada.

Con qué se puede hacer

Una plantilla y un PDF a mano

Un documento de Word, una hoja de cálculo o un formulario PDF: se rellena, se exporta y se manda al conductor. Mucha gente trabaja así hoy y es válido hasta el 4 de octubre. A partir del 5 le faltan las partes caras. Cada PDF necesita una dirección HTTPS propia desde la que se descargue ese fichero durante todo el servicio y una semana más. Y en un año hay que poder localizar cualquier documento por fecha, cliente o matrícula. Se puede montar con un servidor web, una carpeta ordenada y disciplina; lo detallamos en el artículo sobre las plantillas. Antes un cliente hacía la foto al talonario de carga con el móvil, la mandaba por WhatsApp al grupo del conductor y luego pasaba los datos a mano a un Excel que se iba actualizando solo cuando alguien se acordaba.

El módulo de un programa de gestión

Si su ERP o su programa de gestión de flotas incorpora el documento de control, puede ser la opción natural, porque los clientes y los vehículos ya están dados de alta. Antes de fiarse compruebe que el PDF sea de generación nativa y no la impresión de una pantalla, que la dirección del QR sea pública y siga respondiendo sin sesión, que los documentos se conserven aunque cambie de versión o de proveedor, y a cuánto sale: los módulos suelen licenciarse por vehículo o por usuario llegando a cobrar entre 15€ y 35€ por vehículo.

Una aplicación específica

Hace sólo el documento de control: el formulario, el PDF, la dirección pública, la numeración, el envío al conductor y el archivo. No hay nada que instalar ni que actualizar. El conductor tampoco necesita ninguna aplicación; lleva el PDF en el móvil o impreso con el QR.

Lo que hace Decamio

Decamio es una aplicación web de ese tercer tipo. Para que pueda contrastarlo con la lista de la norma, esto es lo que hace:

• La referencia es correlativa por empresa y año, con el formato DECA-2026-000001. Se asigna en el servidor al guardar el documento, sin huecos ni repeticiones aunque emitan varios operadores a la vez. La norma no obliga a numerar, pero sí a localizar un documento un año después, y la numeración es lo que lo hace posible.
• El PDF se genera en el servidor a partir de los datos, con la fecha y hora en los metadatos y una huella SHA-256 impresa en el pie, que permite comprobar que el fichero no se ha alterado.
• El código QR va incrustado en el PDF y codifica la dirección pública del documento, en HTTPS y con un identificador aleatorio que no permite enumerar documentos de otras empresas. Se abre sin sesión, sin cookies y sin registro.
• Las dos figuras aparecen identificadas de forma expresa y diferenciada. Los datos de clientes, vehículos y conductores se copian al documento en el momento de emitirlo, así que corregir una ficha después no altera lo que ya se entregó.
• Los documentos se conservan el periodo que configure su empresa, 24 meses por defecto y 12 como mínimo. Las modificaciones exigen un motivo y quedan en el historial con el valor anterior, el nuevo, el usuario y la fecha. Los anulados siguen respondiendo en su dirección, marcados como anulados.
• El envío por correo sale desde el buzón de la plataforma en nombre de su empresa, o desde su propio servidor si lo prefiere, en cola y con registro de cada intento.

Los planes van de uno gratuito con 25 documentos al año a uno sin límites; están en la página de precios.

Ocho preguntas para cualquier programa

Sea el que sea el que esté considerando, pregúnteselo al proveedor o pruébelo y contéstelas usted:

1. ¿El PDF se genera desde los datos, o es la impresión de una pantalla o un escaneo?
2. ¿El QR va dentro del PDF y lleva una dirección HTTPS?
3. ¿Esa dirección se abre sin usuario ni contraseña, y sigue viva al menos siete días después de terminar el servicio?
4. ¿La fecha y hora de creación quedan en los metadatos del fichero?
5. ¿Quedan registrados el motivo, el autor y la fecha de cada modificación?
6. ¿Se conservan los documentos al menos un año, aunque cambie de plan o de proveedor, y se pueden buscar por fecha, cliente o matrícula?
7. ¿El conductor necesita instalar algo?
8. ¿Cuánto cuesta para su volumen real de documentos, y qué pasa al superarlo?

La norma completa, con las referencias del BOE, está en la página de la normativa.

Este artículo es divulgativo y no es asesoramiento jurídico. Recoge el contenido de las normas citadas a fecha de 16 de septiembre de 2026. Ante una duda con consecuencias, consulte el texto oficial en el BOE o a un profesional.