Plantilla del documento de control: por qué ya no basta

«Plantilla documento de control administrativo», en Word, en Excel o en PDF, es una de las búsquedas más repetidas del sector, y con motivo: durante trece años el documento de control ha sido un papel que cada empresa maquetaba como quería. Aquí está la lista exacta de datos, que no ha cambiado, y el motivo por el que el fichero que sale de una plantilla deja de ser un documento de control válido el 5 de octubre de 2026.

No hay modelo oficial: hay una lista de datos

La Orden FOM/2861/2012 no publica un formulario. Su artículo 6, en la redacción del Real Decreto 70/2019, enumera los datos esenciales, y el artículo 7 reparte de quién es la responsabilidad de cada uno.

Dato	Responde de él
a) Nombre o razón social, NIF y domicilio del cargador contractual	Cargador contractual
b) Nombre o razón social y NIF del transportista efectivo	Cargador contractual
c) Lugar de origen y de destino del envío	Cargador contractual
d) Naturaleza y peso de la mercancía; si el peso exacto es difícil de determinar, otra magnitud que lo determine	Cargador contractual
e) Identificación de la autorización especial de circulación, cuando proceda	Transportista efectivo
f) Fecha de realización del transporte	Transportista efectivo
g) Matrícula del vehículo; en un conjunto articulado, la de la tractora y la del semirremolque o remolque	Transportista efectivo
h) Observaciones y reservas, siempre que lo pida alguno de los intervinientes	Quien las incluya

Si se cambia de vehículo una vez iniciado el transporte, hay que hacerlo constar. Y hay un requisito nuevo, de la Resolución de 5 de junio de 2026: las figuras del cargador contractual y del transportista efectivo tienen que aparecer identificadas de manera expresa y diferenciada. Una plantilla con dos bloques iguales titulados «Empresa» no lo cumple, aunque los dos nombres estén.

En los contratos de transporte continuado se emite un documento por cada envío, no uno por contrato. Lo que sí se permite es agrupar varios envíos en un mismo documento cuando el cargador contractual y el transportista efectivo son los mismos, identificando el origen, el destino, la naturaleza y el peso de cada uno (apartado sexto de la Resolución de 2026).

Qué valía hasta ahora

Hasta el 4 de octubre de 2026, un documento impreso desde una plantilla y rellenado en la oficina o en la cabina, con los datos completos, es un documento de control válido. Lo era en papel y lo era como PDF adjunto en un correo. El soporte no importaba; importaban los datos y que el ejemplar del transportista fuese a bordo.

En muchas agencias lo rellenaba a mano el propio responsable de tráfico al cerrar la carga, se firmaba y sellaba en el mostrador, y el ejemplar del transportista acababa doblado en la guantera junto al albarán y la tarjeta del tacógrafo, mientras la copia de oficina se archivaba en un carpeta de anillas por mes y cliente.

Qué deja de valer el 5 de octubre

La Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible, en su disposición transitoria octava, obliga a que el documento de control sea necesariamente digital diez meses después de su entrada en vigor. La Resolución de junio de 2026 dice qué significa digital. A partir de esa fecha no sirven:

• El documento nacido en papel, rellenado a mano o a máquina.
• El escaneo o la fotografía de ese papel. La Resolución exige un PDF de generación nativa y los excluye expresamente.
• El PDF exportado desde Word o desde la hoja de cálculo tal cual. Es nativo, pero le faltan el código QR incrustado y la dirección de descarga que ese QR tiene que llevar.
• Un PDF con un QR que lleve a cualquier sitio. La dirección tiene que ser HTTPS y, al abrirse, permitir obtener ese mismo fichero sin pedir credenciales ni autenticación. Un enlace a una carpeta compartida que pide iniciar sesión no vale.

El conductor sí puede seguir llevando el documento impreso, siempre que sea la impresión de un PDF generado digitalmente y lleve el QR; en un control puede presentar el documento o sólo el código. Las anotaciones a mano sobre esa copia no producen ningún efecto: si cambia el vehículo a mitad de viaje, hay que modificar el documento electrónico o emitir uno nuevo.

Lo que le falta a la plantilla

Los datos los tiene. Le falta lo que rodea al fichero:

• Una dirección pública para cada documento. HTTPS, sin usuario ni contraseña, que responda durante todo el servicio y al menos siete días naturales después de terminarlo.
• El QR con esa dirección, dentro del PDF. Hay que generarlo después de saber la dirección y antes de cerrar el fichero.
• Fecha y hora de creación en los metadatos, y la de modificación si se modifica. Y el fichero, generado antes de que empiece el servicio.
• Un archivo consultable durante un año. Las dos partes tienen que conservar el documento, y la inspección puede pedir los de un periodo.
• Trazabilidad de los cambios. Si se corrige un dato, tiene que quedar el motivo y el documento modificado, no un fichero nuevo que sustituye al anterior sin rastro.

Cada punto se puede resolver por separado. Resolverlos todos y mantenerlos funcionando es lo que hace una aplicación; qué programa hace falta para emitir el DeCA compara las opciones.

Qué hacer con la plantilla actual

Guárdela. Sigue siendo una buena lista de comprobación, y los documentos emitidos con ella antes del 5 de octubre son válidos y hay que conservarlos un año igual.

1. Compruebe que recoge los ocho datos de la tabla, con las dos figuras diferenciadas. Si falta alguno, los documentos que emita hasta octubre también lo necesitan.
2. Decida con qué va a emitir desde el 5 de octubre y pruébelo antes con envíos reales. Con Decamio puede hacerse con el plan gratuito, sin tarjeta; el formulario de emisión recoge los datos del artículo 6 con las dos figuras diferenciadas.
3. Avise a los conductores de que, a partir de esa fecha, llevarán el PDF en el móvil o la impresión con el QR, y de que no deben anotar nada a mano sobre la copia.

La norma completa, con las referencias del BOE, está en la página de la normativa, y lo que ocurre cuando el documento falta o está incompleto, en el artículo sobre las sanciones.

Este artículo es divulgativo y no es asesoramiento jurídico. Recoge el contenido de las normas citadas a fecha de 17 de septiembre de 2026. Ante una duda con consecuencias, consulte el texto oficial en el BOE o a un profesional.