Sanciones por no llevar el documento de control

El documento electrónico de control administrativo no tiene un régimen sancionador propio. No hay una multa «del DeCA»: hay las multas de siempre por la falta del documento de control, que existen desde que la Orden FOM/2861/2012 creó ese documento, y que a partir del 5 de octubre de 2026 se aplican a un documento que ya sólo vale en formato digital.

Conviene entenderlo así porque explica dos cosas: que las cuantías no sean nuevas, y que no vaya a haber ningún periodo de gracia. La infracción ya existía; lo único que cambia es qué cuenta como documento válido.

Las tres cuantías

Todas salen de la Ley 16/1987, de Ordenación de los Transportes Terrestres, artículos 140 a 143.

Conducta	Calificación	Multa
Carencia, falta de diligenciado o falta de datos esenciales del documento de control, y su ocultación o falta de conservación (art. 141.17)	Grave	De 401 a 600 €
La misma conducta cuando, por su naturaleza u ocasión, no merece la calificación de grave (art. 142.19)	Leve	De 100 a 400 €
Falseamiento de documentos de control (art. 140.9)	Muy grave	De 4.001 a 6.000 €

El artículo 141.17 menciona el soporte de forma expresa: incurre en la infracción la empresa que no vele por que sus conductores dispongan «en formato papel o electrónico» de la documentación obligatoria en los controles en carretera. Esa mención es la que hace que la digitalización no necesitara un tipo nuevo.

Qué se sanciona exactamente

La redacción del artículo 141.17 cubre cuatro conductas distintas, y merece la pena separarlas porque no son la misma:

• Carencia. No hay documento. Es el caso evidente.
• Falta de diligenciado. Hay documento, pero no se ha cumplimentado como corresponde.
• Falta de datos esenciales. Hay documento y está cumplimentado, pero le falta alguno de los datos del artículo 6 de la Orden: las partes, el origen y el destino, la naturaleza y el peso, la fecha, la matrícula.
• Ocultación o falta de conservación. El documento existió y no se puede mostrar, ni en el control ni después. La obligación de conservarlo es de un año, y alcanza a las dos partes.

Las tres primeras se detectan en carretera. La cuarta, no: aparece cuando la inspección pide los documentos de un periodo y no están todos. Es el motivo por el que la conservación importa tanto como la emisión, y por el que guardarlos en el correo de quien ese día conducía no es un sistema.

Qué cambia el 5 de octubre de 2026

La Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible, en su disposición transitoria octava, dio diez meses para que el documento de control pasara a ser necesariamente digital. El plazo vence el 5 de octubre de 2026 y el Ministerio ha descartado que vaya a haber prórroga.

Lo que cambia no son las multas: es qué documento las evita. Desde esa fecha, un documento nacido en papel deja de ser un documento de control válido, de modo que presentarlo equivale, a efectos prácticos, a no llevar ninguno. La Resolución de 5 de junio de 2026 añade además requisitos de forma que un documento puede incumplir aun siendo digital: un PDF de generación nativa —un escaneo no vale—, de 5 MB como máximo, con fecha y hora en los metadatos, un código QR incrustado y una dirección HTTPS que descargue el fichero directamente, sin pedir credenciales ni obligar a pulsar ningún botón.

Ese último punto es el que más sistemas caseros incumple sin saberlo. Una dirección que abre una página con un enlace «Descargar el PDF» es exactamente lo que la Resolución declara inválido.

Lo que sí puede seguir haciendo el conductor es llevar el documento impreso, siempre que proceda de uno generado digitalmente y lleve el QR. Lo que no produce ningún efecto son las anotaciones a mano sobre esa copia: si algo cambia durante el viaje —un cambio de vehículo, por ejemplo—, hay que modificar el documento electrónico o emitir uno nuevo.

Quién responde

La obligación recae a la vez sobre el transportista efectivo y sobre el cargador contractual, que es quien contrata directamente con él: puede ser el cargador real, pero también otro transportista, una cooperativa, una agencia de transporte, un transitario o un operador logístico. En una cadena de subcontrataciones son el último transportista y quien lo contrató.

El artículo 7 de la Orden reparte de quién es cada dato. Del cargador contractual son las partes, el origen y el destino y la naturaleza y el peso de la mercancía; del transportista efectivo, la fecha, la matrícula y la autorización especial de circulación cuando la haya. Que el documento exista no basta: quien tenía que aportar un dato y no lo aportó responde de esa falta.

Cada parte conserva su ejemplar, y el del transportista efectivo tiene que ir a bordo.

Cómo no llegar a esto

No hay que darse de alta en ninguna plataforma de la Administración, ni comunicar dónde se guardan los ficheros, ni certificar el programa que los emite: son tres trámites que mucha gente da por hechos y que no existen. Lo que sí hay que tener resuelto, antes del 5 de octubre, es más corto:

1. Que cada envío tenga su documento, también en los contratos de transporte continuado, donde se emite uno por envío y no uno por contrato. Varios envíos pueden ir en un mismo documento si el cargador contractual y el transportista efectivo son los mismos y cada envío lleva su origen, destino, naturaleza y peso, como permite el apartado sexto de la Resolución de 2026.
2. Que el documento salga en PDF generado por ordenador, con su QR y su dirección de descarga directa.
3. Que ese PDF esté hecho antes de que empiece el servicio, no durante ni al terminarlo.
4. Que las dos figuras, cargador contractual y transportista efectivo, aparezcan identificadas de forma expresa y diferenciada.
5. Que todo quede guardado y localizable durante al menos un año.

Los cinco puntos son los que resuelve una aplicación como Decamio sin que haya que pensar en ellos, y los cinco son también los que conviene comprobar en cualquier otra que se esté considerando. La explicación completa de la norma, con las referencias del BOE, está en la página de la normativa.

Este artículo es divulgativo y no es asesoramiento jurídico. Recoge el contenido de las normas citadas a fecha de 9 de septiembre de 2026. Ante una duda con consecuencias, consulte el texto oficial en el BOE o a un profesional.